Whistleblowing Policy – Officine Pubblicitarie

relativa al trattamento dei dati personali dei soggetti che inoltrano segnalazioni tramite Piattaforma Hideea/My Whistleblowing

Rif. D.lgs. n. 24/2023 – Linee guide ANAC 311/2023
in attuazione della Direttiva UE 1937/2019 in materia di whistleblowing

La presente policy ha lo scopo di fornire informazioni dettagliate sul sistema di gestione WHISTLEBLOWING.

Il presente Regolamento, pertanto, definisce un sistema di segnalazione delle violazioni e i relativi aspetti di natura organizzativa e procedurale, risulta a disposizione e conoscenza dei potenziali interessati attraverso:

– pubblicazione sul sito web così da esser resa ai soggetti esterni;

– affissione nelle bacheche aziendali della società;

Soggetti coinvolti: Segnalanti e Segnalati

Officine Pubblicitarie S.r.l. in ottemperanza alla normativa di riferimento, assicura la riservatezza dei dati personali del Segnalante e la confidenzialità delle informazioni contenute nella Segnalazione, in compliance con la disciplina GDPR 679/2016.

La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatta salva ogni ulteriore forma di responsabilità prevista dalla legge.

Per motivi collegati alla denuncia, non è consentita alcuna forma di ritorsione o discriminazione, molestia sul luogo di lavoro ed ogni altra forma che determini condizioni di lavoro intollerabili ed in ogni caso peggiori rispetto a quelle vissute in precedenza.

Officine Pubblicitarie S.r.l. a tal proposito, adotta gli accorgimenti necessari ad evitare che tali condizioni possano presentarsi.

Officine Pubblicitarie S.r.l. in qualità di Titolare del trattamento, informa il Segnalante circa il trattamento dei propri dati personali.

In ordine alle misure di sicurezza tecniche ed organizzative forniamo elenco sistematico dei principali accorgimenti:

-Completa separazione di dati del segnalante e contenuti delle segnalazioni;

– Possibilità di effettuare la segnalazione anonima

-Sistema di crittografia avanzata a protezione dei dati conferiti

Fattispecie oggetto di segnalazione

Le Segnalazioni possono riguardare violazioni di diritto nazionale ed europeo, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, possono riguardare:

-conflitti di interesse;

-violazione dei principi di imparzialità, trasparenza, correttezza, professionalità;

-violazioni relative alla tutela dei lavoratori;

-presunti illeciti, tra quelli previsti dal Modello 231, da parte di esponenti aziendali nell’interesse o a vantaggio della società;

-comportamenti non coerenti con i doveri etici in capo al personale dipendente;

-atti di corruzione tentati, presunti, effettivi;

-utilizzo improprio di beni aziendali;

-attività illecite e/o fraudolente in danno di clientela o del patrimonio aziendale in generale;

In ordine a tali premesse, appare opportuno indicare quali sono gli argomenti e le situazioni/circostanze tali da non essere considerate oggetto di segnalazione:

Contestazioni, rivendicazioni, richieste legate ad un interesse personale che attengono al rapporto lavorativo.

Le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali.

Permangono limiti previsti dalla normativa nazionale ed europea in materia di “informazioni classificate”, ossia quelle per le quali è previsto un obbligo giuridico di segretezza. Ad esempio, non possono essere segnalate informazioni coperte dal segreto professionale medico e forense, nonché quelle concernenti le deliberazioni degli organi giurisdizionali.

Canali e Processo di gestione delle Segnalazioni

Un soggetto Segnalante, qualora abbia il ragionevole sospetto che si sia verificato o che possa verificarsi una delle violazioni previste dalla normativa, ha la possibilità di effettuare una Segnalazione utilizzando il canale a disposizione.

Il canale di segnalazione interna è stato individuato al fine di permettere differenti modalità di segnalazione ed anche per poter garantire la riservatezza, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, ove siano utilizzati strumenti informatici:

– della persona segnalante;

– del facilitatore;

– della persona coinvolta o comunque dei soggetti menzionati nella segnalazione;

– del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione

Al fine di agevolare il segnalante, a quest’ultimo viene garantita la scelta tra diverse modalità di segnalazione:

Forma scritta con modalità informatiche tramite la piattaforma https://hideea.typeform.com/to/qYWp54h4?typeform-source=www.google.com

configurata espressamente per la società.

Istruzioni per l’uso

● È possibile accedere all’applicazione tramite il portale MY WHISTLEBLOWING al seguente link di seguito indicato:

https://hideea.typeform.com/to/qYWp54h4?typeform-source=www.google.com

● Registrando la tua segnalazione sulla piattaforma, otterrai copia via mail del modulo compilato, che dovrai utilizzare per “dialogare” in modo spersonalizzato e per essere costantemente informato sullo stato di lavorazione della segnalazione inviata.

● Nel caso in cui il link non fosse raggiungibile si può richiedere l’accesso scrivendo a: dpo@hideea.com

Si rammenta che la posta elettronica ordinaria e la Pec, come peraltro indicato anche da ANAC nelle proprie linee guida, non sono strumenti adeguati a garantire la riservatezza. Pertanto, la nostra organizzazione non prevede tali canali per le segnalazioni.

Come utilizzare il canale di segnalazione

Tramite la piattaforma il segnalante può:

● inoltrare una segnalazione scritta

● inviare le segnalazioni in modalità anonima o inserendo anche i propri riferimenti (che saranno comunque trattati in modo riservato e scollegato dal contenuto della segnalazione);

Al soggetto deputato alla gestione delle segnalazioni arriva contestualmente una notifica circa la presenza di una nuova denuncia.

Nel caso in cui si preferisca restare anonimo, è opportuno non indicare riferimenti che potrebbero far risalire al profilo. Se richiesto dal Responsabile, si potrà comunicare il profilo di identità, successivamente, tramite l’area messaggi. Le segnalazioni e l’identità del Whistleblower sono altamente riservate; il software nasconde l’identità del segnalante.

Per trasparenza si evidenzia che, nei casi di seguito indicati:

➔ l’ente non ha adottato il canale di segnalazione interna o, pur avendolo adottato, non risulta attivo o non è conforme alla legge;

➔ è stato già segnalato l’illecito tramite il canale interno ma non vi è riscontro alcuno;

➔ vi è fondato motivo di ritenere che, in caso di segnalazione di illecito, attraverso il canale interno non vi sarebbe riscontro e/o si ha il timore di ritorsione;

➔ vi è fondato motivo di ritenere che l’illecito possa costituire un pericolo imminente per l’interesse pubblico,

si ha facoltà di:

Utilizzare il canale di segnalazione esterna predisposto dall’Autorità Nazionale AntiCorruzione (A.N.AC) raggiungibile al seguente link:

https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/

Denunciare il fatto illecito all’autorità giudiziaria o contabile.

Divulgare pubblicamente il fatto illecito (tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone).

Si ricorda che, in caso di divulgazione pubblica, per aver diritto alla protezione garantita dalla normativa sul whistleblowing deve ricorrere una delle seguenti condizioni:

● Deve essere stata previamente effettuata una segnalazione interna senza aver ricevuto riscontro;

● Si ha fondato motivo di ritenere che la violazione che si intende segnalare costituisca un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

● Si ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito (ad esempio perché vi è il fondato timore che le prove possano essere distrutte od occultate e/o che il destinatario della segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione).

Nella segnalazione devono risultare chiari:

● le generalità del segnalante (salvo che non si decida di rimanere anonimo);

● la tipologia di rapporto giuridico con la società;

● le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;

● la descrizione del fatto;

● le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati;

● l’indicazione che si vuole mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste nel caso di eventuali ritorsioni.

E’ possibile utilizzare il canale di segnalazione interno per segnalare la violazione del Modello organizzativo 231 eventualmente adottato dall’azienda.

Verificare e svolgere gli accertamenti necessari a valutare la fondatezza e l’oggettività della segnalazione, indicando, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

riferimenti sullo svolgimento dei fatti (es. data, luogo) ogni informazione e/o prova che possa fornire un valido riscontro circa la sussistenza di quanto segnalato;
generalità o altri elementi, ove possibile, che consentano di identificare chi ha commesso quanto dichiarato dal Segnalante;
generalità di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di Segnalazione;
eventuali interessi privati collegati alla Segnalazione.

Le segnalazioni devono essere rese in buona fede.

Si sottolinea che non verranno accettate segnalazioni inoltrate attraverso strumenti e/o canali diversi da quelli indicati.

Esame e valutazione delle Segnalazioni

Il Responsabile Whistleblowing, ricevute le Segnalazioni attraverso il canale dedicato, effettua le seguenti attività:

analizza la documentazione ricevuta dal Segnalante e predispone le preliminari verifiche del caso, effettuando in primis una attenta disamina delle condotte rilevate all’interno della segnalazione, verificandone i requisiti e la sussistenza dei presupposti.
invia tempestivamente la segnalazione alle funzioni competenti in materia di Compliance.

Qualora dovessero esservi puntuali riferimenti a presunte violazioni del Modello 231 e/o del Codice Etico, il Responsabile informa tempestivamente l’OdV, affinché quest’ultimo possa procedere alla valutazione dei fatti e disporre gli accertamenti ritenuti necessari, avvalendosi anche del supporto delle funzioni aziendali di controllo.

L’OdV, quale organo deputato alla vigilanza e osservanza del MOGC (Modello di organizzazione, gestione e controllo) dà comunicazione delle decisioni assunte al Responsabile Whistleblowing, valuta la fattibilità e la necessarietà delle azioni da compiere, coerentemente con gli strumenti normativi aziendali vigenti, al fine di accertare la fondatezza delle Segnalazioni.

Le tempistiche dell’iter procedurale successivo alla segnalazione sono le seguenti:

entro 7 giorni dalla presentazione, l’incaricato deve rilasciare un avviso di ricevimento al segnalante e ove necessario chiedere integrazioni; mantenere le interlocuzioni e dare diligente seguito;
entro 7 giorni la segnalazione pervenuta ad un soggetto non competente va inoltrata al corretto destinatario.
entro 3 mesi occorre fornire riscontro al segnalante;

Archiviazione, conservazione e tracciabilità delle Segnalazioni

Al fine di garantire la ricostruzione delle diverse fasi del processo, è cura del Responsabile Whistleblowing assicurare:

la tracciabilità delle Segnalazioni e delle relative attività di ricezione, istruttoria e valutazione;
la conservazione della documentazione inerente le Segnalazioni e le relative attività di verifica, nonché gli eventuali provvedimenti decisionali adottati dalle funzioni competenti nel Portale Whistleblowing.
la conservazione della documentazione e delle Segnalazioni per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati e comunque nel rispetto della vigente normativa in tema di protezione dei dati personali (5 anni dalla ricezione delle segnalazioni stesse).

Il trattamento di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni è effettuato da Antonello Dionisi in qualità di Data Protection Officer come da comunicazione di nomina inoltrata al Garante, nel rispetto dei princìpi europei e nazionali in materia di protezione di dati personali, fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte nelle segnalazioni, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati ovvero: piattaforma raggiungibile al link di seguito indicato.

Inoltre, i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del regolamento (UE) 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’articolo 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

Archiviazione, conservazione e tracciabilità delle Segnalazioni

Il Responsabile Whistleblowing assicura la tracciabilità delle Segnalazioni e la conservazione della documentazione per 5 anni dalla ricezione, nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali.

Tutele del Segnalante e del Segnalato

La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatta salva ogni ulteriore forma di responsabilità prevista dalla legge.

Officine Pubblicitarie S.r.l. a tal proposito, adotta gli accorgimenti necessari ad evitare che tali condizioni possano presentarsi.

Officine Pubblicitarie S.r.l. in qualità di Titolare del trattamento, informa il Segnalante circa il trattamento dei propri dati personali.

In ordine alle misure di sicurezza tecniche ed organizzative forniamo elenco sistematico dei principali accorgimenti:

Completa separazione di dati del segnalante e contenuti delle segnalazioni;
Possibilità di effettuare la segnalazione anonima
Sistema di crittografia avanzata a protezione dei dati conferiti

Tutele del Segnalato

In conformità con la normativa vigente, Officine Pubblicitarie S.r.l. ha adottato forme di tutela a garanzia della riservatezza del Segnalante anche per il presunto responsabile della violazione, il segnalato, fatta salva ogni ulteriore forma di responsabilità prevista dalla legge che imponga l’obbligo di comunicare il nominativo del Segnalato, come ad esempio le richieste dell’autorità giudiziaria.

Il presente documento lascia impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del Segnalante nell’ipotesi di calunnia o diffamazione ai sensi delle vigenti previsioni di legge, e sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso, quali le Segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente policy.

Responsabile del sistema di Segnalazione delle violazioni

Il Responsabile del Whistleblowing, ricopre il ruolo di Responsabile del Sistema di segnalazione e come tale:

assicura il corretto svolgimento del processo di Segnalazione delle violazioni;
riferisce, direttamente e senza indugio ai vertici aziendali, le eventuali criticità da gestire;
ha l’obbligo di garantire la confidenzialità delle informazioni ricevute, anche in merito all’identità del Segnalante e del Segnalato.
valuta le segnalazioni ed esamina attentamente i profili rilevati all’interno delle stesse, con particolare riguardo alle attività e circostanze evidenziate.
valuta le verifiche da compiere, le funzioni da coinvolgere nelle analisi o l’eventuale archiviazione;
assicura la confidenzialità delle informazioni ricevute, anche in merito all’identità del Segnalante;

Unitamente al Responsabile whistleblowing, vi è la figura del tecnico informatico quale profilo senior altamente qualificato ed in possesso dei requisiti richiesti da normativa.

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